Il faut tout d’abord bien comprendre qu’un bon événement n’est surtout pas que commercial. On est ensemble pour raconter une histoire et donner de la valeur via de grands témoins ou des analyses de haut niveau . À l’issue de ce moment, le prospect doit avoir envie d’aller plus loin avec vous.
UNE SÉQUENCE DE 3 MOIS
Tout doit commencer très en amont. Près de deux mois avant l’événement, il est indispensable d’avoir cadré les grands thèmes souhaités et d’approcher les intervenants potentiels. Très vite un teasing auprès des invités est à prévoir. Pour cela, la base de données doit être extrêmement précise et correspondre aux objectifs de développement de l’entreprise. Le principe est de monter en puissance en adressant régulièrement les cibles en prenant la parole une fois par semaine autour de thèmes qui seront traités le jour J. Tous les outils sont à orchestrer : courrier, e-mail, réseaux sociaux, presse, blogs, etc. Pour les top VIP, je recommande le courrier… car ils en reçoivent de moins en moins et c’est l’occasion d’avoir une communication percutante et élégante avec eux. Essentiel : utiliser la totalité des relais qui peuvent faire le buzz et générer du bouche-à-oreille. Au ¬final, tous les contacts sont à travailler. En rebondissant sur une opportunité ou simplement en se rappelant au bon souvenir d’un client qui nous avait oubliés, la totalité de l’événement peut être rentabilisée !
LE JOUR J
Le jour de l’événement, la logistique se doit d’être parfaite et en lien avec la philosophie de l’entreprise (hôtesses avec iPad pour les listings, badges, questionnaires de satisfaction, live tweet…). Briefés en amont, les intervenants connaissent parfaitement leur discours et ont préparé leur « show » tandis que les équipes commerciales savent qui aller voir pour prendre date. Enfin, un petit souvenir laissé aux invités n’est pas inutile et permet éventuellement de prolonger le buzz.
THE DAY AFTER…
L’une des préoccupations principales des organisateurs doit être de préparer le « post événement ». Le mois qui suit est capital. Plus je vais pouvoir capitaliser sur la matière produite durant la rencontre avec les experts ou les spécialistes invités, plus je vais être efficace après. Il est donc indispensable de valoriser les contenus produits: photos, vidéos, interviews…
Chaque contenu produit sera utilisé idéalement au moins cinq fois : site de l’entreprise, réseaux sociaux, newsletter print, newsletter web. Mesurer la réussite de son événement est au fond assez simple. A-t-on rencontré assez de clients et de prospects ? Généré suffisamment de leads ? Le potentiel de transformation est-il en lien avec les objectifs ? Les commerciaux ont-ils du potentiel pour les mois à venir ? Je considère qu’un bon indicateur de suivi, c’est que 80 % des clients et prospects à potentiel aient été rencontrés par les équipes commerciales dans le mois qui suit. Même si tout se dématérialise, on a encore besoin de se voir et de se parler. Un rendez-vous réussi reste encore le meilleur levier de business !