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Quelle solution pour mettre à jour vos bases de données Alumni ?

Quelle solution pour mettre à jour vos bases de données Alumni ?

« Aujourd’hui, seulement 51% des contacts présents dans une base de données alumni sont à jour » (source Nomination). Si vous travaillez au sein d’une école ou d’une association de diplômés, ce chiffre doit forcément vous parler ! Alors comment faire en sorte que les données soient à jour, vivantes et surtout comment capitaliser sur ces données ? Après un état des lieux des bases Alumni, découvrons les leviers et bonnes pratiques à mettre en place pour gérer efficacement votre base !

Bases Alumni : des données pas toujours au niveau

Le constat est sans appel, les bases Alumni ne sont pas qualifiées. En effet, près de la moitié des contacts présents sur les bases Alumni ne sont pas à jour. Parmi ces données, 16% concernent un changement de poste et 32% sont liées à un changement d’entreprise. Pourtant, « l’entreprise et la fonction du contact sont des données clés et indispensables pour faire de l’analyse et actionner la donnée » affirme Benoît Marcellin, DGA en charge des opérations chez Nomination.

La mise à jour de sa base Alumni reste le point essentiel pour s’assurer d’une bonne prise de contact, cependant il faut savoir s’en donner les moyens. « C’est un travail au quotidien et un travail sans fin, si vous ne travaillez pas la donnée, en 2 ou 3 ans la quasi-totalité des données sur la situation professionnelle deviendra obsolète » résume Benoît Marcellin.

Optimiser la collecte des données

Pour disposer d’une base de données de qualité et à jour, il faut réussir à collecter des données et ce n’est pas une mince affaire ! Entre réticences et données faussées, la collecte est souvent non fructueuse pour les écoles et associations d’anciens diplômés. Un des moyens pour elles de collecter des données, c’est la cotisation annuelle qui historiquement permettait d’appartenir à un réseau. De plus en plus de réseau ont fait le choix d’abandonner cette cotisation annuelle au profit de l’adhésion « à vie » qui demande beaucoup moins d’énergie et de ressource à l’association. L’étudiant règle un forfait unique avec possibilité d’étaler le paiement, ce qui lui donne ainsi accès aux avantages du réseau tout le long de son parcours professionnel.

Autre moyen de collecter de la donnée plus efficacement, faire appel aux étudiants et anciens étudiants. Le réseau AlumnForce propose par exemple, aux anciens étudiants de remplir eux-mêmes leurs données. Une méthode qui a permis de compléter entre 40 et 50% la base de données du réseau. Faire appel aux étudiants pour effectuer du phoning auprès des Alumni est aussi une méthode très concluante puisque l’ancien étudiant a plus de facilité à transmettre ses informations à un étudiant de son propre réseau.

Qualifier les données collectées

Une fois la donnée collectée, il faut avant tout s’assurer que celle-ci soit qualifiée puis centralisée. Baptiste Massot, directeur commercial chez AlumnForce l’affirme « les bases Alumni, c’est souvent un nombre de fichiers incalculable et sans harmonisation ». Le schéma idéal serait « une base unique qui permet une collecte et une mise à jour centralisée avec un référentiel commun » assure Benoît Marcellin. La centralisation d’une base s’accompagne aussi de la désignation d’un opérateur qui va prendre la responsabilité opérationnelle de la gestion de cette base. C’est toute une organisation à définir au préalable pour créer un modèle de données commun afin d’être plus efficace.

S’allier d’un expert de gestion de base de données

Pour garantir d’arriver à un haut niveau de qualité de sa base de données et la conserver dans le temps, il est nécessaire de s’appuyer sur un partenaire externe. La gestion d’une base de données demande du temps et beaucoup de ressources que peu d’associations d’anciens diplômés allouent. De plus, gérer des données c’est de l’expertise technique et « on ne s’improvise pas gestionnaire de base de données du jour au lendemain » affirme Baptiste Massot. Un partenaire expert dans la gestion de base de données, tel que Nomination va donc accompagner les écoles et associations d’anciens diplômés dans un processus de qualification allant de l’audit à la validation de l’information et ainsi obtenir une base de données de qualité, vivante et à jour.

Source chiffres : synthèse des diagnostics « bases alumni » conduits par Nomination en 2018 et 2019.

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